Persónuverndarstefna
Hotel Keflavik, Diamond Suites, KEF Spa, KEF Restaurant, KEF Service, KEF Café, Diamond Lounge og Guesthouse Keflavik (hér eftir nefnt Hótel Keflavík) leggur ríka áherslu á að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með og virðir friðhelgi einkalífs gesta, viðskiptavina og annarra sem eiga í samskiptum við hótelið.
Í þessari persónuverndarstefnu er gerð grein fyrir því hvernig staðið er að vinnslu persónuupplýsinga, þ.e. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga. Þá er gerð grein fyrir tilgangi vinnslunnar og hvaða réttindi þú átt samkvæmt lögum.
Persónuverndarstefna þessi er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Gildandi útgáfa hverju sinni nær til þeirra upplýsinga sem safnað er á meðan hún er í gildi. Verulegar breytingar verða birtar á vefsíðu hótelsins. Við hvetjum þig til að kynna þér stefnuna reglulega.
Gildissvið stefnunnar
Hótel Keflavík veitir þessa persónuverndarstefnu til að upplýsa viðskiptavini um hvaða persónuupplýsingum Hótel Keflavík safnar, hvernig þær eru notaðar, í hvaða tilgangi og til að útskýra hver stefna hótelsins er varðandi miðlun upplýsinga.
Þessi persónuverndarstefna á við þegar við söfnum, notum eða vinnum persónuupplýsingar sem tengjast sambandi þínu við okkur sem viðskiptavinur eða mögulegur viðskiptavinur.
Persónuupplýsingar berast frá notendum þessarar vefsíðu, www.kef.is, í gegnum tölvupóst eða síma, í gegnum ytri bókunarsíður, frá viðskiptasamstarfsaðilum eða eru safnaðar við komu þegar innritað er á hótelið.
Ábyrgðaraðili vinnslu
Hótel Keflavík er ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga samkvæmt almennu persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins (GDPR) og íslenskum persónuverndarlögum.
Þegar bókun fer fram í gegnum ytri bókunarsíður teljast þeir aðilar einnig sjálfstæðir ábyrgðaraðilar. Í slíkum tilvikum kunna hótel Keflavik og viðkomandi aðilar að vera sameiginlegir ábyrgðaraðilar að vinnslu persónuupplýsinga. Persónuverndarstefnur þeirra má finna á vefsíðum hvers ábyrgðaraðila fyrir sig.
Persónuupplýsingar
Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til tiltekins einstaklings og þar með auðkenna hann, svo sem nafn, heimilisfang, netfang, símanúmer, auðkenni eða aðrar sambærilegar upplýsingar.
Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga
Við notkun á þjónustu hótelsins kann að vera óskað eftir ákveðnum persónuupplýsingum. Þú ert ekki lagalega skuldbundin/n til að veita slíkar upplýsingar, en skortur á þeim getur haft áhrif á möguleika okkar til að veita tiltekna þjónustu.
Einungis er óskað eftir þeim upplýsingum sem teljast nauðsynlegar til að uppfylla samning eða veita umbeðna þjónustu.
Í sumum tilvikum er vinnsla einnig byggð á samþykki þínu, til dæmis varðandi markaðssamskipti. Heimilt er að afturkalla samþykki hvenær sem er.
Hvaða tegundir persónuupplýsinga vinnum við?
Við bókun á gistingu eða annarri þjónustu, svo sem heilsulind, samgöngum, gjafakortum, líkamsrækt, veitingum, fundum eða viðburðum, kann að vera óskað eftir eftirfarandi upplýsingum:
- Nafni, heimilisfangi, netfangi, símanúmeri, kyni, fæðingardegi, þjóðerni, vegabréfsupplýsingum, reiknings- og greiðsluupplýsingum.
- Ef bókað er fyrir annan einstakling kunna greiðsluupplýsingar bókanda að vera skráðar, en samskipti um dvölina á sér stað við gestinn sjálfan.
- Upplýsingum um bókunarleið, svo sem hvort bókun hafi farið fram í gegnum vefsíðu hótelsins eða ytri aðila.
- Upplýsingar um óskir og þarfir gesta, samskiptasögu og endurgjöf.
- Upplýsingar um notkun vefsíðna, þar á meðal IP-tölu.
Upplýsingar sem við söfnum á meðan á dvöl stendur
Við innritun og yfir dvalartíma gesta eru ákveðnar upplýsingar skráðar í innritunarskrár hótelsins. Tilgangur skráningar er meðal annars að geta haft samband við gesti ef þörf krefur, svo sem vegna ógreiddra reikninga eða tjóns sem kann að hafa orðið.
Einnig kunna að vera skráðar upplýsingar um samskipti við starfsfólk, óskir um þjónustu, sérþarfir, fyrri dvöl, breytingar á þjónustu, uppfærslur og endurgjöf.
Þjónusta við viðskiptavini
Við leggjum áherslu á framúrskarandi þjónustu við viðskiptavini og starfsfólk hótelsins er ávallt til staðar þegar þú þarft á aðstoð að halda. Þegar þú deilir upplýsingum með starfsmönnum okkar, til dæmis ef þú hefur spurningar varðandi bókun þína, óskar eftir aðstoð við að bóka eða þarft svör við öðrum fyrirspurnum, veitir þú okkur heimild til að vinna persónuupplýsingar þínar að því marki sem nauðsynlegt er til að verða við beiðni þinni.
Viðkvæmar persónuupplýsingar
Viðkvæmar persónuupplýsingar eru unnar eingöngu við sérstakar aðstæður og þegar nauðsyn krefur, svo sem vegna beiðna um læknisaðstoð, aðgengilegar lausnir eða sérstakt mataræði. Slíkar upplýsingar kunna óbeint að gefa til kynna heilsu, trúarbrögð eða aðrar persónulegar aðstæður og eru því viðkvæmar persónuupplýsingar.
Upplýsingar frá þriðju aðilum
Við fáum ekki eingöngu þær upplýsingar sem þú veitir okkur sjálf/ur. Við kunnum einnig að fá upplýsingar um þig frá öðrum aðilum. Þar á meðal eru samstarfsaðilar, svo sem bókunarsíður fyrir hótel, og allar upplýsingar sem við fáum frá þeim kunna að vera sameinaðar þeim upplýsingum sem þú veitir okkur.
Þegar þú notar bókunarþjónustu veitir þú viðkomandi samstarfsaðila bókunarupplýsingar þínar, sem hann miðlar síðan áfram til okkar. Við nýtum einnig þjónustu annarra aðila til að annast greiðslumiðlun milli þess sem bókar og gististaðarins. Þessir þjónustuaðilar deila greiðsluupplýsingum til að gera okkur kleift að vinna úr bókun þinni og tryggja að greiðsluferlið gangi eins greiðlega og kostur er.
Markaðssamskipti
Þegar þú veitir okkur upplýsingar þínar gætir þú verið spurð/ur hvort þú viljir fá markaðsefni frá okkur. Ef þú velur að fá ekki markaðsefni munum við engu að síður hafa samband við þig vegna þeirrar þjónustu sem þú hefur keypt. Til dæmis munum við áfram senda þér skilaboð með bókunarstaðfestingu eða upplýsa þig um breytingar á þjónustunni.
Þú getur hvenær sem er skipt um skoðun og ákveðið hvort þú viljir fá markaðsefni frá okkur eða ekki.
Vinsamlegast hafðu í huga að ef þú óskar þess að fá ekki markaðsefni frá okkur munum við engu að síður varðveita persónuupplýsingar þínar í þeim tilgangi að tryggja að ósk þín um að fá ekki slíkt efni sé virt.
Hvernig við notum persónuupplýsingar
Persónuupplýsingar sem við söfnum um viðskiptavini okkar eru nauðsynlegar til að geta tekið á móti gestum og veitt þá þjónustu sem hótel Keflavík býður upp á. Við söfnum eingöngu þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru til að uppfylla okkar hluta samningsins og veita þér þjónustu. Persónuupplýsingar þínar verða ekki afhentar þriðja aðila nema að beiðni þinni eða ef okkur er skylt að gera það samkvæmt lögum eða dómsúrskurði.
Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga þinna er eftirfarandi:
- Að veita þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir.
- Að vinna bókanir, uppfylla óskir þínar og vinna greiðslur.
- Að senda þér uppfærslur varðandi bókun þína eða aðra þjónustu.
- Að upplýsa þig ef truflanir eða breytingar verða á þeirri þjónustu sem þú hefur óskað eftir.
- Að stuðla að öryggi og uppfylla lagalegar og reglubundnar kröfur sem gilda um hótel Keflavík.
- Að reka myndavélakerfi (CCTV) á hótelinu til að auka öryggi gesta, starfsfólks og eigna.
- Að viðhalda skrám sem kunna að leiða til synjunar á þjónustu til tiltekinna einstaklinga vegna fyrri atvika, svo sem ef öryggi hefur verið stefnt í hættu eða gestir eða starfsfólk hafa orðið fyrir áreitni.
- Að veita þjónustu sem sniðin er að þörfum þínum og veita þér persónulegri þjónustu.
- Að sérsníða upplifun þína við innritun ef þú hefur áður dvalið hjá okkur.
- Að uppfæra og miðla ópersónugreinanlegum upplýsingum til fjölmiðla- og auglýsingastofa í þeim tilgangi að birta markvissar og viðeigandi auglýsingar á vefsíðum okkar, í forritum og rafrænum samskiptum.
- Að framkvæma greiningar og markaðsrannsóknir.
- Að greina hvernig söluleiðir, vörur og þjónusta eru notuð, í því skyni að bæta þjónustu okkar og hvetja viðskiptavini til að nýta sér alla þá þjónustu sem við bjóðum upp á.
- Að markaðssetja vörur og þjónustu hótelsins og halda þér upplýstum um þær.
- Að senda þér upplýsingar um vörur og þjónustu með tölvupósti eða smáskilaboðum.
- Að sérsníða efni á vefsíðum okkar, í forritum, tölvupóstum og öðrum samskiptum þannig að það sé eins viðeigandi fyrir þig og kostur er, meðal annars með hliðsjón af fyrri bókunum, tilboðum og tengdri þjónustu.
- Að skilja betur óskir þínar þegar þú dvelur hjá okkur og veita upplýsingar um tilboð, svo sem herbergisuppfærslur.
- Að sameina nafnlaus gögn um markaðssamskipti við gögn frá þriðja aðila (t.d. Google eða Facebook) til að greina hegðun, svo sem hvaða aðrar vefsíður eru heimsóttar.
- Að senda þér stöðuuppfærslur og þjónustutengd samskipti.
- Að senda þér nauðsynleg samskipti varðandi bókaða þjónustu, svo sem bókunarstaðfestingu, jafnvel þótt þú hafir afþakkað markaðsefni. Slík samskipti geta einnig innihaldið upplýsingar og valkosti sem tengjast þeirri þjónustu sem þú munt nýta.
- Að hafa samband við þig vegna þjónustu sem þú hefur áður nýtt, til dæmis ef upp kom vandamál og við viljum hafa samband að eigin frumkvæði til að leysa það með farsælum hætti.
Lagagrundvöllur vinnslu
Vinnsla persónuupplýsinga byggist á:
- Samningsskyldum, til dæmis þegar þú bókar þjónustu hjá hótelinu.
- Lagaskyldum, til dæmis samkvæmt lögum um bókhald.
- Lögmætum hagsmunum hótelsins. Þetta á einkum við um myndavélaeftirlit hótelsins á eignum þess og öryggisráðstafanir, sem og innheimtu vangoldinna krafna.
- Samþykki, til dæmis þegar hótelið sendir þér markaðsupplýsingar. Einstaklingar geta ávallt afturkallað samþykki sitt og geta afskráð sig af póstlista með því að smella á hlekkinn sem er að finna neðst í slíkum tölvupóstum. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á vinnslu sem þegar hefur farið fram á meðan samþykkið var í gildi.
Varðveisla gagna
Persónuupplýsingar eru ekki varðveittar lengur en lög leyfa og nauðsyn krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Að þeim tíma liðnum eru upplýsingar eyddar með öruggum hætti.
Upplýsingar sem sendar eru til þriðju aðila
Þegar þú pantar ferð eða aðra þjónustu í gegnum ytri bókunarsíður eða í gegnum vefsíðu okkar í samstarfi við önnur fyrirtæki, sendum við þeim þær persónuupplýsingar sem þú ert beðin(n) um að fylla út á vefsíðu okkar, svo sem nafn, símanúmer o.s.frv. Þessar upplýsingar eru sendar til viðkomandi þriðja aðila sem þú óskar eftir að bóka ferð hjá, á grundvelli samþykkis þíns.
Réttindi skráðra einstaklinga
Þú átt rétt á:
- upplýsingum um vinnslu,
- aðgangi að gögnum,
- leiðréttingu og viðbót,
- eyðingu,
- takmörkun vinnslu,
- gagnaflutningi,
- andmælum.
Fyrirspurnum má beina til [email protected] og verður þeim svarað innan eins mánaðar.
Ef þú telur að meðferð persónuupplýsinga samræmist ekki lögum getur þú leitað til Persónuverndar.
Þegar þú sækir um starf hjá hótel Keflavík
Þegar þú sækir um starf hjá hótel Keflavík sem við höfum auglýst sendir þú okkur ferilskrá. Við móttöku ferilskrárinnar geymum við hana með öruggum hætti og tryggjum að óviðkomandi aðilar hafi ekki aðgang að persónuupplýsingum þínum.
Öryggismyndavélar
Hótelið er vaktað með öryggismyndavélum sem hafa eftirlit með ytra byrði byggingarinnar, bílastæði, inn- og útgöngudyrum, göngum, móttöku, heilsulind og öðrum almennum svæðum fyrir gesti, í því skyni að koma í veg fyrir óheimilan aðgang.
Öryggi persónuupplýsinga
Hótel Keflavík verndar persónuupplýsingar þínar með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að tryggja öryggi þeirra. Hótel Keflavík leitast við að koma í veg fyrir mannleg mistök, þjófnað, svik eða aðra misnotkun upplýsinga.
Hótel Keflavík tryggir að einungis þeir starfsmenn sem þurfa fái aðgang að persónuupplýsingum, svo að tryggt sé að unnið sé með persónuupplýsingarnar í samræmi við tilgang vinnslunnar. Starfsfólk hótelsins er upplýst um trúnaðarskyldu sína og skyldu til að tryggja öryggi persónuupplýsinga.
Vefkökur og sambærileg tækni
Vefsíða okkar notar vefkökur til að safna viðbótarupplýsingum um notkun vefsíðunnar og til að bæta síðuna og þjónustu okkar. BYXA rekur vefsíðurnar www.kef.is, www.diamondsuites.is og www.kefservice.is. Við notum ekki vefkökur til að safna persónuupplýsingum.
Við kunnum að nota bæði setukökur (session cookies) og varanlegar vefkökur (persistent cookies) til að skilja betur hvernig þú hefur samskipti við síðuna og þjónustu okkar, til að fylgjast með heildarnotkun notenda og umferð um síðuna, og til að bæta síðuna og þjónustu okkar.
Við gætum til dæmis haft samband við þig ef þú hefur heimsótt vefsíðu okkar og leitað að hótelherbergi en ekki lokið bókun. Við kunnum að nota þessar upplýsingar til að hafa samband við þig og veita frekari upplýsingar um bókunina. Við kunnum einnig að safna upplýsingum um staðsetningu þína úr tækinu þínu, þ.e. IP-tölu, ef þú hefur verið að skoða vefsíðu okkar.
Flestir netvafrar samþykkja sjálfkrafa vefkökur. Þú getur stillt vafrann þinn, með því að breyta stillingum hans, þannig að hann hætti að samþykkja vefkökur eða láti þig vita áður en vefkaka er samþykkt frá þeim vefsíðum sem þú heimsækir.
Fyrir frekari upplýsingar smelltu hér.
Samskiptaupplýsingar
Ef þú hefur einhverjar spurningar eða athugasemdir varðandi þessa persónuverndarstefnu eða notkun okkar á persónuupplýsingum þínum, vinsamlegast hafðu samband við okkur á netfangið [email protected].
